Appartient au dossier : Confinement : comment certains établissements s’organisent après la fermeture

En Dordogne, maintenir le lien à tout prix durant l’épidémie de Covid-19
par Sandrine Pantaleao, directrice de la BDP

Sandrine Pantaleao répond à quatre questions sur l’organisation de la bibliothèque départementale de Dordogne pendant la période de confinement.

photographie de la façade de la BDP
© BD 24

Peux-tu nous décrire la structure dans laquelle tu travailles?

La bibliothèque départementale Dordogne-Périgord (BDDP) est constituée d’une équipe de 37 agents. 220 bibliothèques sont adhérentes au réseau départemental qui compte 80 000 usagers inscrits actifs dans le réseau. A la BDDP, nous avons un seul site sans annexes.

Actuellement, quelles sont les urgences organisationnelles et humaines auxquelles tu dois répondre ?

En termes de programmation culturelle, nous avons dû annuler les animations prévues sans possibilité de les reporter, car elles sont inscrites dans la saison culturelle annuelle (le festival Etranges lectures, par exemple, dont la prochaine saison est déjà prévue).
Quant aux formations qui mobilisaient des intervenants extérieurs, nous essayons de les reporter en fonction des disponibilités de ces derniers.

Afin que les libraires ne soient pas exsangues à l’issue du confinement, nous faisons en sorte de mettre en paiement un maximum de commandes sur facture.En termes d’organisation, le télétravail est une dynamique très récente au sein de ma collectivité. Les cadres et les équipes y sont encore peu préparés. Les formations sur les outils collaboratifs en ligne ont commencé en 2019, peu de collègues de la BDDP savent les utiliser. Nous avons réalisé en urgence des tutoriels pour expliquer le fonctionnement de Teams et d’Outlook en ligne. Il y a, à l’heure actuelle, peu de matériel dévolu au télétravailpour la BDDP. La priorité absolue, et on le comprend, va aux travailleurs sociaux : trois ordinateurs portables avec accès au serveur à distance sont disponibles depuis hier, 25 mars pour notre équipe.
Humainement, nous maintenons un lien avec les collègues les plus isolés : je leur écris tous les jours. J’ai créé un groupe WhatsApp dont l’objectif est avant tout de conserver une cohésion d’équipe et une ambiance détendue. Le dernier : « Photographiez la posture de lecture la plus ridicule» !

Quelle communication avez-vous adoptée pour le public et quels services proposez-vous actuellement ? Quels aménagements ont été nécessaires ?

La soudaineté de la fermeture des équipements a évidemment entraîné une communication inédite auprès des bibliothécaires d’abord puis du public. J’ai informé l’ensemble des équipements en leur expliquant la fermeture du service et publié un message sur le portail de la BDDP. Depuis le 14 mars, tous les postes téléphoniques de la BDDP sont transférés sur mon téléphone portable, ce qui donne parfois des dialogues improbables !

Voici les services proposés et/ou maintenus en cette période de confinement :

En interne :

  • La veille documentaire pour les acquisitions à venir (de l’intérêt des SIGB web !)

  • La hotline informatique pour les projets d’informatisation que l’on accompagne

  • La hotline pour la collecte des statistiques

Pour les habitants :

  • Mise en ligne de ressources sur le portail afin de s’occuper pendant le confinement.
  • Ouverture à tous (sans condition d’inscription dans une bibliothèque) de la médiathèque numérique après une négociation auprès du fournisseur. D’autre part, la collectivité, face à l’accroissement des abonnements aux ressources numériques a débloqué un budget supplémentaire.Une des difficultés auxquelles nous sommes confrontés demeure le coût exorbitant des ressources les plus appréciées, comme le cinéma. La communication sur la médiathèque numérique a été faite via des communiqués de presse, le Président du Conseil Départemental a été interviewé sur France Bleu et l’information a aussi été relayée par les bibliothèques du réseau.
copie d'écran du portail des ressources numériques de la BDP

As-tu un conseil à partager avec les collègues bibliothécaires en ces temps particuliers ?

Faire preuve d’imagination ! C’est aussi l’occasion de mener un important travail de veille pour proposer des ressources plus variées et abondantes à nos usagers. Bon courage à tous ! 




 

Publié le 26/03/2020 - CC BY-SA 4.0

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