« Shut Up & Write ! » : une journée pour favoriser la concentration au travail

Objectif de l'action :

La journée « Shut Up & Write ! » offre un cadre structuré et serein pour les personnes devant fournir un travail d’écriture soutenu, favoriser la concentration, et rompre l’isolement des étudiantes et des étudiants.

Ce dispositif, mis en place en novembre 2022, s’inspire d’une initiative australienne intitulée « Shut Up and Write ! » où des personnes se retrouvent pour des sessions d’écriture, afin de travailler sur leurs propres travaux.

Au sein de la Bibliothèque des Sciences de la Santé – Learning Center Isala Van Diest (BSS) de l’Université catholique de Louvain, il s’agit de proposer un environnement propice à l’écriture, sur une journée et pour une quinzaine de personnes, facilitant la concentration grâce à une structuration temporelle et des moments de détente.

La technique utilisée pour la gestion du temps est le système Pomodoro, c’est-à-dire une alternance de sessions de travail puis de courtes pauses, et d’une pause plus longue après plusieurs sessions de travail. Les participants sont également invités à faire une pause numérique, les téléphones étant rangés pendant les sessions d’écriture.

Les bibliothécaires s’occupent des aspects techniques et organisationnels afin de permettre aux participants de se focaliser sur leurs objectifs de la journée : gestion du temps, prise en charge du déjeuner du midi, encas et boissons pour la journée, renseignements bibliographiques, animation des pauses avec diverses activités pour se détendre…

Description de l'action :

Programme type d’une journée « Shut Up & Write ! » :

• Installation de la salle entre 8h et 9h.
• Accueil entre 9h et 9h30.
• Environ 30 min pour l’introduction : présentation du programme de la journée, tour de table (parole libre), définition individuelle de ses objectifs de travail avec la possibilité de l’écrire sur un post-it et de l’afficher dans la salle, comme un engagement vis-à-vis de soi-même.
• Remise d’un fascicule avec des conseils sur l’écriture, l’organisation de son travail, la procrastination, etc. (format papier ou numérique).
• 3 sessions de travail de 45 min avec 15 min de pause à la fin de chaque session.
• Chaque pause est animée par des bibliothécaires avec des activités courtes : réalisation d’origamis (avec des périodiques désherbés), exercices de gymnastique, linogravure, blind test (playlist créée par les participants), méditation guidée (via une application) etc.
• Café, thé, boissons, fruits et biscuits sont disponibles tout au long de la journée.
• 1 bibliothécaire est le gardien du temps et 1 autre bibliothécaire est disponible pour répondre aux questions des participants (concernant leur bibliographie, sur Zotero ou Endnote).
• Pause-déjeuner : sandwichs offerts, liste de choix possible en début de journée et une bibliothécaire va faire la commande et les récupérer dans la matinée.
• Reprise d’une session de 45 min puis une autre longue pause, au moment de la digestion : promenade autour de la bibliothèque, méditation, étirements…
• Deux autres sessions de 45 min avec 15 min de pause.
• Fin de la journée : debrief collectif sur le déroulé de la journée, axes d’amélioration.

Périodicité de l'action :

Toutes les six semaines environ, six fois par an, les vendredis.

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Moyens humains et techniques :

• Au moins deux personnes et idéalement quatre, pour l’organisation en amont et le jour J.
• Une grande salle avec la possibilité de faire plusieurs îlots de travail (tables et chaises), équipés de prises électriques ou de multiprises.
• Deux ou trois tables supplémentaires et un espace libre pour les activités proposées par les bibliothécaires.
• Petit matériel en fonction du programme : tapis de gymnastique, livres, matériel pour faire de l’origami, jeux de sociétés, enceinte Bluetooth…
• Cafetière, bouilloire et environ 100€ de budget (par journée) pour l’achat de boissons, sandwichs et encas.

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Mise en oeuvre :

La communication auprès du public se fait via la liste de diffusion et le site web de l’université (comme cette actualité qui permet de faire connaître l’action) et certains canaux spécifiques (comme les listes de diffusion pour les doctorants). Les personnes intéressées doivent remplir un formulaire de demande d’inscription, validé ensuite par la bibliothèque : cela permet de vérifier que les personnes ont bien compris l’objectif de la journée (travail en autonomie et non pas atelier d’écriture scientifique, par exemple).

 

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Résultat et perspective :

Initialement, la journée « Shut Up & Write ! » n’a pas été conçue comme une action en faveur de la santé mentale des étudiants, mais les retours très positifs vont dans ce sens : journée ressentie comme étant du « chouchoutage », sessions de travail très qualitatives grâce à l’attention portée au silence et à la déconnexion numérique, moments de convivialité et de détente grâce aux pauses collectives, etc. Les participants se rendent souvent compte qu’ils se fixent des objectifs trop ambitieux et apprennent à se fixer des objectifs raisonnables au fil des sessions, ce qui est plus satisfaisant pour eux en fin de journée.

Pour l’équipe organisatrice, ce sont des journées assez lourdes à organiser, notamment en termes de logistique. Pendant la journée, les bibliothécaires sont disponibles pour les participants, mais ils en profitent aussi pour avancer sur leurs propres tâches personnelles. Il y a parfois des désistements de dernière minute ou de la non-présentation. Certains reviennent sur plusieurs sessions et partagent aux bibliothécaires le résultat de leur travail pendant ces journées.

Le projet est actuellement en pause pendant la durée des travaux de la BSS mais reprendra à la réouverture, avec des ajustements sur le format et les activités proposées (en cours de réflexion).