Permanence Écrivain public dédiée aux démarches administratives en ligne à la Bpi

Objectif de l'action :

La mise en place de permanences d’écrivain public dédiées aux démarches administratives en ligne au sein de la Bibliothèque publique d’information (Bpi) répond à un double objectif :

• Satisfaire une demande croissante émanant du public de la Bpi. Nombreux sont les lecteurs qui se tournent vers les bibliothécaires de la Bpi pour les accompagner plus efficacement à leurs demandes administratives du quotidien en ligne. Les bibliothécaires ont souhaité mettre en place une permanence régulière d’écrivain public dédiée aux démarches administratives en ligne avec, comme intervenant, un professionnel ayant une expérience dans ce domaine.
• Inscrire les permanences en complémentarité avec les ateliers numériques de la Bibliothèque qui, eux, sont animés par des agents de la Bpi.

Description de l'action :

Lancés le 19 janvier 2023, les rendez-vous avec l’écrivain public sont destinés à tous les usagers de la bibliothèque. Ceux-ci peuvent ainsi trouver une aide et répondre en ligne à toutes les démarches administratives du quotidien (savoir créer un compte à un service en ligne, se connecter, remplir un formulaire en ligne, payer ses impôts, demander une immatriculation de véhicule, un permis de conduire, un extrait du casier judiciaire, une carte de séjour faire une demande de RSA, faire des démarches auprès de la Sécurité sociale ou de la CNAV, changer de nom de famille, etc.).

La majorité des personnes qui s’inscrivent à cette permanence souhaitent une certaine confidentialité par rapport au contenu de leur démarche. De même, ils veulent conserver l’anonymat et ne pas être enfermés dans un cadre rigide (prise de rendez-vous longtemps à l’avance, justification de leurs besoins). La permanence Écrivain public dédiée aux démarches administratives en ligne de la Bpi respecte l’anonymat, privilégie la rapidité, la convivialité et la proximité.

Avant la permanence, il est conseillé aux usagers de réunir les documents nécessaires sur support papier ou en ligne. Ce dossier préalablement constitué permettra de faire aboutir la démarche administrative et de récupérer les documents enregistrés en ligne ou sur une clé USB par l’intervenant.

Les permanences sont gratuites. Elles sont tenues par un professionnel rompu aux techniques de l’écriture et aux démarches administratives en ligne rattaché à l’association Mots sur Mesure.

L’entrevue, d’environ 30 minutes, avec l’écrivain public est individuelle. L’inscription se fait le jour même, auprès des bibliothécaires de la Bpi, 30 minutes avant le début de la permanence.

En 3h, l’écrivain public peut accueillir 5 personnes.

Site : Agenda des permanences écrivain public dédiée aux démarches administratives

Périodicité de l'action :

Les permanences ont lieu une fois par mois, le jeudi ou le samedi après-midi. Ces deux créneaux permettent de toucher un maximum de public.

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Moyens humains et techniques :

Partenaires impliqués :

La Bpi a signé une convention avec Mots sur mesure, association membre du Groupement des Écrivains Conseils (GREC), et lui verse une somme forfaitaire pour la prestation de ses intervenants.

Moyens techniques :

• Un ordinateur, une imprimante et un scanner sont utilisés par l’écrivain public.
• Les permanences se déroulent dans un espace fermé (respect de la confidentialité) au sein même de la Bpi.

Communication :

• Annonce des séances dans le programme mensuel de la Bpi.
• Annonce sonore dans les espaces de la bibliothèque une demi-heure avant le début de la permanence.

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Résultat et perspective :

La permanence répond à un vrai besoin à la Bpi. Le public est varié ainsi que ses demandes :

• Conseils pour aider dans la démarche suivant le niveau de la maîtrise des compétences numériques de l’usager,
• Aide pour remplir un formulaire en ligne,
• Finalisation d’un dossier en ligne,
• Rédaction d’un courrier personnel en ligne,
• Écriture d’un courrier de recours auprès d’un organisme officiel en ligne…

Pour aller plus loin, voici d’autres ressources et outils pour l’accompagnement numérique des usagers.