Les loges au service de la diffusion d’ouvrages adaptés

L’inscription des usagers au service des loges implique de collecter leurs données personnelles et de les conserver dans un logiciel dédié. Pour cela, les agents habilités en service public utilisent le logiciel « Resaloges », un outil d’inscription et de réservation des loges créé en interne. Aucune donnée sur la nature du handicap de l’usager ou permettant de le déduire n’est récoltée.

Le service Lecture et handicap a travaillé en lien avec le service informatique pour définir le cahier des charges des évolutions de l’outil « Resaloges » afin de prendre en compte le transfert sécurisé des fichiers adaptés et leur traçabilité obligatoire.

Au niveau de l’inscription de l’usager, une solution entièrement dématérialisée a été mise en œuvre afin de vérifier qu’il respecte les conditions d’utilisation. En concertation avec le service juridique, il a été décidé de ne pas conserver de copie de justificatif de handicap ni de copie papier de déclaration sur l’honneur signée.
Par souci de simplification, il a semblé plus pertinent de proposer une manière unique de vérifier que l’utilisateur des loges et des documents adaptés est bien en situation de handicap : si l’usager ne présente pas de justificatif, il confirme à l’oral qu’il est en situation de handicap. Cela permet de parer la difficulté des usagers à lire, à comprendre les documents, à les remplir et à cocher des cases, ou même à les signer. L’agent de service public l’informe alors sur les conditions d’utilisation des ressources adaptées.

Pour confirmer son profil de bénéficiaire et son engagement à respecter les conditions d’utilisation de l’exception handicap, un mail est automatiquement envoyé à l’usager, accusant réception de sa demande d’inscription et récapitulant ce qui a été dit à l’oral :

• Qu’il a bien présenté un justificatif de son handicap ou déclaré sur l’honneur être en situation de handicap ;
• Qu’il est informé des conditions d’utilisation des ressources adaptées ;

• Les modalités de collecte et d’utilisation de ses données personnelles.

Il reçoit en complément deux documents : le règlement des loges et un récapitulatif de son inscription dans un format accessible à la lecture vocale.

Le transfert des fichiers adaptés

Les personnes inscrites peuvent consulter le catalogue public des documents déposés sur Platon (Plateforme de Transfert des Ouvrages Numériques) et demander un accès au fichier à la Bpi. Chaque agent d’accueil de l’espace Autoformation est le relais du service Lecture et handicap. Il se connecte avec ses identifiants sur Platon. Il est compétent pour effectuer le téléchargement d’un fichier adapté et le communiquer à l’usager. La Bpi possède un nombre limité d’accès « Organisme » sur la plateforme.

Les dispositions relatives à l’exception du droit d’auteur impliquent de suivre la transmission des documents adaptés.

Le fichier est transmis via SwissTransfer. Cet outil gratuit et sécurisé de transfert de fichiers, dont les données sont stockées dans le périmètre européen, a été proposé par le service informatique. Pour accéder et télécharger un document, l’usager doit posséder une adresse mail. Si ce n’est pas le cas, la possibilité d’effectuer le transfert sur clé USB par le biais d’un ordinateur dédié hors réseau peut être étudiée.

Un rappel par mail est fait à l’usager que l’utilisation de ce document est strictement personnelle. Le fichier peut être conservé tant qu’il en a besoin. Il peut être stocké de manière sécurisée ou détruit “par mise à la corbeille et vidage de celle-ci” (comme précisé dans le vademecum). Le ou la bibliothécaire supprime le fichier de l’ordinateur de service public selon les mêmes modalités.

Dans « Resaloges », un espace dédié au suivi de la transmission de documents dans le cadre de l’exception handicap au droit d’auteur a été ajouté : la trace du téléchargement doit être effectuée en remplissant un formulaire de suivi (nom de l’usager, titre du document, ISBN, date). L’agent en service public peut s’en charger, en revanche, seul le service Lecture et handicap a accès à la liste des téléchargements de ces fichiers.
Dans le cas où le document demandé n’est disponible dans aucune bibliothèque numérique, il faut envisager de demander la réalisation d’une adaptation auprès d’un organisme agréé (une liste à jour est disponible sur le site du ministère de la Culture). À savoir que cette possibilité peut être payante.