Fiche expositions

Élaboration et réalisation

I – Élaboration

• Mise en place du projet et définition du sujet, soumis à validation de la Direction
• Constitution du dossier préparatoire : note d’intention et synopsis ; budget et calendrier prévisionnels ; date de l’inauguration. Validation par la Direction de l’établissement.

• Constitution de l’équipe-projet et mise en place des instances de coordination et validation
• Documentation et recherches, en partant des collections de l’établissement.

• Identification de collections, de prêteur.ses, de sources d’archives et d’iconographie. Recherches et 1^er contacts. Choix des œuvres

• Scénario et liste d’œuvres

• Scénario : description précise du contenu, de l’ambiance recherchée, du nombre de pièces et des dispositifs audiovisuels pour chaque partie, subdivisée en sous-parties et séquences

• Liste d’œuvres : topographique, chaque ligne correspond à une œuvre ou document, indiquant la cote, le titre, le prêteur, l’emplacement dans l’exposition, le type d’accrochage et d’encadrement ou le placement en vitrine

• Régie des œuvres :
  Demande de prêt des œuvres et des documents.
  Ouverture du dossier d’assurance.
  Constitution des bordereaux de prise en charge et de restitution, pour chaque prêteur.se

• Scénographie : esquisse ; avant-projet sommaire (APS) ; avant-projet détaillé (APD) ; dossier de consultation des entreprises (DCE) – graphisme. Inscription du discours dans l’espace. Veiller à ce que la scénographie reflète les intentions du commissariat : ambiances, temps forts. Intégrer les aspects d’accessibilité au parcours de visite.

• Communication tout au long de l’élaboration du projet : communiqué de presse ; dossier de presse ; organisation des visites de presse ; accueil des journalistes. Communication par les réseaux sociaux. Recherche de partenariats médias.

• Préparation du vernissage (invitations, organisation, accueil, etc.)

II – Mise en œuvre, fabrication et montage

1. Rédaction des textes et des cartels de l’exposition

2. Élaboration du catalogue et/ou du livret de l’exposition, de l’affiche, des cartons
d’invitation à l’inauguration.

3. Questions administratives et juridiques :

• Contrats avec conseil scientifique, artistes, prêteur·ses, maisons d’édition, scénographe, graphiste, et autres intervenant.es ;
• Sélection des entreprises, devis et commandes des travaux, suivi des factures ; assurance des œuvres ;
• Dossier sécurité (Plan de prévention-conformité des installations et des matériaux ; visite commune préalable avec les entreprises ; visite d’un bureau de contrôle ; réunions avec les instances hygiène et sécurité).

4. Travaux et convoiements

• Numérisation des pièces emblématiques pour communication, catalogue/livret du visiteur et dossier ou visite virtuel.les.

• Montage et sous-titrage des documents audiovisuels

• Fabrication du mobilier et des cadres

• Convoiement des œuvres. Placement au coffre-fort. Se conformer aux préconisations relatives à la sécurité des œuvres pendant les transports et durant le stockage
• Encadrement

• Montage des décors scénographique et pose du graphisme : service Régie, scénographe et graphiste

• Accrochage des œuvres et installation des éléments audiovisuels -installation des alarmes pour les œuvres précieuses.

• Pose des cartels et du générique -installation du compteur permettant de contrôler la jauge de l’espace d’exposition.

Pose de la signalétique dans l’établissement

• Éclairage

• Salon de lecture : valorisation des collections de la bibliothèque, en écho aux thématiques de l’exposition. Acquisitions complémentaires pour développement du fonds

Inauguration et ouverture au public

Exploitation

• Maintenance de l’exposition
• organisation de l’accueil et de la surveillance de l’exposition

• organisation de visites pour le public de la bibliothèque et pour des groupes spécifiques (personnel de l’établissement, scolaires, professionnels,…)

• programmation associée à l’exposition : rencontres, débats, projections, ateliers,…

Démontage et bilan

• Décrochage des œuvres et mise en sureté (dans l’attente de leur restitution)

• Démontage des dispositifs audiovisuels et des décors scénographiques

• Organisation de la régie des œuvres : élaboration du planning pour restitution des œuvres

• Clôture du dossier d’assurance

• Bilan de la mise en œuvre du projet, de la fréquentation, de la programmation associée, bilan financier et juridique

• Archivages des dossiers

• Clôture du projet