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Helsinki : un algorithme apprenant pour gérer les fonds flottants !

A Helsinki, le réseau des bibliothèques expérimente la gestion automatisée de relocalisation des documents qui circulent par la navette de réservations.
photographie d'une calèche finlandaise typique
Navette finlandaise typique? :) © Claire Gaudois


Une gestion des fonds au fil de l'eau 


Les navettes de réservation qui font circuler les documents au sein d’un réseau de bibliothèques sont désormais chose courante en France. Les pays nordiques ont cependant toujours un cran d’avance dans le domaine de la mutualisation : depuis longtemps les documents des bibliothèques y sont traités (catalogage, équipement) de façon centralisée.  C’est également souvent le cas des acquisitions.

Une étape supplémentaire consiste à « faire flotter » les fonds : tout document emprunté est relocalisé dans la bibliothèque où il est rendu, ce qui évite la navette de retour.

Cette pratique très répandue depuis plus d’une décennie aux Pays-Bas ou au Danemark,est récente en Finlande, voire en cours de mise en place. Les  trois bibliothèques que nous avons visitées étaient toutes en réseau et toutes faisaient flotter leurs fonds.
Toutes les bibliothèques de la métropole d’Helsinki font partie du super réseau Helmet (SIGB commun, acquisitions et traitement mutualisés…), mais des sous-réseaux font circuler les documents de façons différentes.
photographie du panneau expliquant les réservations
Mode d'emploi des réservations, Rikhardinatu Helsinki,
© Claire Gaudois


Espoo


A la bibliothèque Iso Omena d’Espoo, grande ville de la banlieue d’Helsinki, les fonds flottent dans le réseau municipal qui comprend 4 grandes bibliothèques, ainsi qu’avec les bibliothèques du réseau municipal voisin de la ville de Vantaa, mais pas encore avec les 37 bibliothèques d’Helsinki. Lors de notre visite, notre collègue d’Espoo nous a expliqué comment, au moment du rangement des documents, les fonds sont réajustés: quand mon rayonnage de telle ou telle cote “déborde” ou excède le remplissage aux ⅔ préconisé, je sélectionne selon des critères établis (dédoublonnage, nombre de titres par auteur ou par thème... et non par localisation d’origine !!) les documents à remettre dans la navette à disposition de qui voudra ou dans une réserve centrale.
Photographie d'étagères de documents réservés
Etagères de documents réservés, Iso Omena,
©Marina Zborowski
 

Oodi


La toute nouvelle et très belle bibliothèque Oodi qui a ouvert ses portes au public en décembre 2018 a dû le faire à effectifs constants. Après avoir constaté que les tâches logistiques étaient les plus chronophages, ses équipes ont décidé de déployer sur l’ensemble du réseau d’Helsinki un logiciel IMMS (Intelligent Material Management System) couplé à leur SIGB qui inclut un « algorithme apprenant » : d’ici 2 ans, le système devrait être en capacité d’orienter automatiquement les documents en retour vers les bibliothèques adéquates, en fonction des profils de demandes, de flux et de capacité de stockage qu’il aura « apprises ». Cette solution informatique a été développée pour les bibliothèques danoises de Copenhague et Aarhus en 2017.


Et ailleurs...


Les autres réseaux finlandais attendent les résultats de cette expérimentation avec un intérêt soutenu. Ainsi à Tampere, où les fonds flottants ne sont mis en place que depuis 2 ans.Nous devrions en faire autant, rendez-vous à Oodi dans 3 ans ! 
Photographie d'une caisse à Tampere
Navette à Tampere, © Claire Gaudois


 
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