Collaboration et mutualisation, une philosophie de travail pour « faire réseau »
Par Jérémy Paillet, Élève conservateur territorial de bibliothèques - Promotion Gerda Taro et Robert Capa

Le recours à de telles modalités de travail s’explique par plusieurs facteurs :

• Les contraintes budgétaires, particulièrement fortes en Espagne depuis la crise de 2008-2009. Si la Catalogne n’a pas été la région la plus touchée par la crise, elle a cependant été également soumise à des coupes budgétaires. Dès lors, la mise en commun et  le partage des compétences, des savoir-faire et des projets est une réponse à la raréfaction des ressources.
• La taille du réseau, particulièrement vaste, a vite fait ressentir la nécessité d’une communication resserrée entre les différentes bibliothèques. L’action transversale, développée en grande partie par la Gerencia en direction du réseau de la province, apporte dans cette perspective une dynamique de soutien primordiale.
• Enfin, c’est une logique de solidarité et de complémentarité professionnelles qui a motivé l’avènement d’actions collaboratives sur la province. Sur l’ensemble des 225 bibliothèques du réseau, c’est bien un seul et même réseau de professionnels qui élabore des projets et fait vivre le service public ; dès lors, la collaboration professionnelle apparaît comme une réponse au développement de services plus performants, plus innovants et répondant mieux à la pluralité des pratiques culturelles de la population.

Encourager le partage et l’entraide au sein du réseau des bibliothèques

La Gerencia s’évertue à encourager les tentatives de coopération entre les différents établissements. Ces incitations se traduisent, par exemple, par la mise en valeur des bibliothèques parvenues à développer des services innovants. La Gerencia, de par sa vision transversale sur les actions du réseau, repère les initiatives locales d’intérêt et invite son ou ses porteurs à présenter le projet en réunion au sein du service central. Ces réunions, ouvertes à tous les agents du réseau, sont alors l’occasion de présenter le dispositif et d’en retracer la genèse, ainsi que les objectifs, le plus souvent sous forme ludique. Suite à cette présentation, les agents intéressés pour importer le projet se manifestent et entament une procédure pour l’élaborer, en collaboration avec la Gerencia, qui apporte son soutien financier et/ou logistique. En échange, la bibliothèque s’engage à mener le projet à son terme et à réaliser un document d’évaluation final qui pourra éventuellement servir de base de travail pour les futurs établissements volontaires souhaitant déployer le projet.
Cette démarche est encore récente sur le réseau, mais un premier bilan d’étape permet de constater qu’elle est bien accueillie par les agents et est un vrai moteur de mise en valeur de l’activité du réseau. En mettant en relation des agents qui ont assez peu d’occasions d’échanger et de se rencontrer sur un territoire si étendu, le partage et la mise en commun des compétences et des savoir-faire sont facilités. L’innovation d’un établissement devient alors une opportunité d’innovation pour tout le réseau ; ce qui permet également de poser les bases d’un état d’esprit de solidarité dans la communauté des professionnels des bibliothèques.

Des outils au service de la collaboration et de la mutualisation : groupes de travail et plateforme collaborative ComunitatXBM

La Gerencia développant un nombre important de projets de grande ampleur, sa méthode de travail s’organise essentiellement autour de la constitution de groupes de travail transversaux, à même de voir collaborer l’ensemble de professionnels du réseau, que ces derniers travaillent au sein du service central ou au cœur du réseau des bibliothèques. Les groupes de travail se constituent à l’occasion du lancement d’un nouveau projet, mais également lorsque des problèmes récurrents ou des débats apparaissent sur le réseau. Ce fut le cas lorsque la question du nombre de documents à prêter et de la durée des prêts s’est posée. Face à l’incertitude autour de l’opportunité de prêter plus de documents et pour une période plus longue, un groupe de travail, réunissant des agents de l’ensemble du réseau et du personnel du service central, a vu le jour, chargé de rendre une synthèse objective sur l’opportunité de mener un tel changement.
Les groupes de travail se composent aussi à la demande d’agents qui en manifestent la volonté. C’est le cas lorsque des agents prennent l’initiative de développer un projet ou un nouveau type de service. Le groupe peut être constitué selon certains prérequis (nombre minimum d’agents, présentation réaliste d’un projet ou service, présence d’au moins une personne ayant la compétence pour superviser l’action du groupe…). 
Selon le service central, il s’agit de promouvoir, via ces groupes de travail transversaux (qui dépassent souvent le cadre d’une bibliothèque ou d’un seul réseau), un écosystème propice à la communication, au partage et à l’apprentissage collectif, au service du réseau provincial de lecture publique.

Pour que ces groupes de travail puissent fonctionner, la Gerencia s’est dotée d’un outil de coopération : une plateforme numérique nommée ComunitatXBM. Développée par le service informatique et les bibliothécaires à l’initiative de la diputación, cet outil se présente comme une plateforme de travail permettant aux différents membres d’un groupe de collaborer tout en étant à distance. Chaque fois qu’un groupe de travail naît, il est intégré à la plateforme ; à sa disposition : un tableau de bord centralisant les nouvelles notifications, une messagerie interne, un système de chat, un planning, un accès à tous les outils collaboratifs Google, la possibilité de mettre en ligne des documents, des images, des vidéos, d’ouvrir un fil de discussion, de partager la veille … La plateforme est donc un véritable outil de travail collaboratif et de gestion de projet. Elle intègre aussi un lien vers l’Intranet permettant aux différents groupes de travail de centraliser tous leurs documents de synthèse pour un accès libre à l’ensemble des agents du réseau. L’exigence de production de documents de synthèse est très forte sur le réseau et quasi systématique lorsqu’un groupe de travail a terminé son projet.

Depuis son lancement en 2010, la plateforme connaît un succès grandissant et est très populaire auprès des professionnels : il existe actuellement 58 groupes de travail impliquant un peu plus de 630 agents sur le réseau. Alors que cette dynamique du travail collaboratif commence à se pérenniser, la Gerencia étudie la possibilité de monter des groupes de travail qui mélangeraient professionnels des bibliothèques et d’autres secteurs, dans l’optique d’un meilleur développement de projets culturels transversaux.

Collaboration et mutualisation au niveau local : entretien avec la directrice de la bibliothèque Pompeu Fabra

La bibliothèque Pompeu Fabra est un des deux bibliothèques présentes sur la commune de Mataró, commune d’un peu plus de 125 000 habitants située au sein de la comarque ( échelon administratif  à peu près équivalent à l’échelon intercommunal français) du Maresme. La directrice, Laura Vilaret, y est à la fois responsable de la bibliothèque, mais également « cheffe de zone » supervisant l’activité de 27 bibliothèques.Le réseau de lecture publique de la province est divisé en 11 zones géographiques, chacune supervisée par un responsable d’établissement. Ce sont les mêmes divisions que l’on rencontre régulièrement sur certains réseaux municipaux, intercommunaux ou départementaux en France.
Elle a fait du travail collaboratif  et des pratiques de mutualisation la pierre angulaire de sa stratégie de développement de la lecture publique. L’action culturelle en est un bon exemple, avec le dispositif d’itinérance des expositions. En amont de chaque saison culturelle, les bibliothèques se concertent pour dessiner un programme d’expositions cohérent et complémentaire. Cette première phase est indispensable puisque par la suite, toutes les commandes et prestations en lien avec les expositions sont mutualisées. Est mis en place un document commun en ligne qui permet alors aux bibliothèques de choisir la période à laquelle elles souhaitent voir l’exposition venir dans leurs murs : dès lors, tout au long de la saison culturelle, les expositions sont en itinérance sur les bibliothèques de la zone, assurant une offre complémentaire et jamais redondante.
Une logique similaire est développée pour les clubs de lecture. Chaque bibliothèque ayant son propre club de lecture, il a été décidé de mutualiser les efforts pour constituer un fonds commun de documents spécialement dédiés aux clubs de lecture et dans lequel les bibliothèques de la zone peuvent tour à tour se servir. Les bibliothèques déposent les livres lus dans ce fonds commun et peuvent alors prendre de nouveaux livres déposés par les autres bibliothèques. Plutôt que de repositionner les nombreux exemplaires d’un ouvrage sur les étagères (où la fréquence de prêt reste marginale), le choix a été fait de recycler leur utilisation au moyen de ce fonds commun, qui est en évolution permanente. On assiste donc à une itinérance des ouvrages dans les différentes bibliothèques de la zone, sur le même modèle que les expositions.
Enfin, collaboration et mutualisation sont aussi visibles au travers des multiples réunions de partage et de retours d’expérience réalisés entre les établissements. La responsable s’évertue à organiser des moments qui sont l’occasion pour les professionnels d’échanger sur leurs pratiques, mais également d’évoquer leurs difficultés et de trouver conjointement des solutions. Des journées professionnelles sont aussi régulièrement mises à l’ordre du jour afin de rencontrer des collègues d’autres villes : ce sont des moments importants qui permettent  de trouver de nouvelles sources d’inspirations et d’interroger ses propres pratiques. Au niveau de la province, ce partage est encore une fois facilité par la plateforme numérique, chaque zone bénéficiant de facto d’un espace de travail virtuel dédié au sein du logiciel.Le fait que chaque zone bénéficie de son espace de travail dématérialisé facilite non seulement le partage et la communication au sein de chaque zone, mais aussi entre les différentes zones du réseau.
Autant d’exemples qui montrent que collaboration et mutualisation se déclinent également au niveau local, au travers d’initiatives peu coûteuses et relativement simples à mettre en place. Une stratégie professionnelle qui redonne plus que jamais sens au terme de « réseau ».