Compte rendu de la réunion du Conseil de coopération du 29 janvier 2021

Présents : Yoann Bourion (Bordeaux), Bénédicte Jarry (Brest), Mélanie Villenet-Hamel (Clermont-Ferrand), Isabelle Westeel (Grenoble), Nicolas Galaud (Lyon), Sophie Astier (Marseille), Marion Lorius (Montpellier), Juliette Lenoir (Nancy), Romain Gaillard (Paris), Malik Diallo (Rennes/ADBGV), Arsène Ott (Strasbourg), Florence Courtial (Toulouse) Laurence Favreau (BDP Val d’Oise), André-Pierre Syren (Enssib), Thierry Claerr (SLL), Christine Carrier (Bpi), Annie Brigant (Bpi), Eléonore Clavreul (Bpi), Jean-Baptiste Vaisman (Bpi).
Excusés : Emilie Richard (BDP Calvados), Sylvie Puechbroussoux (BDP Cantal), Julien Barlier (Limoges), Pierre Chagny (Marseille), Catherine Schmit (Troyes), Patricia Rémy (Troyes), Guillaume de la Taille (Réseau Carel), Alice Bernard (ABF), Chantal Ferreux (ABF), Anne-Marie Bock et Cécile Meneghin (ABD), Delphine Henry (Fill). 

Accueil par Christine Carrier

Christine Carrier remercie les membres présents et salue les nouveaux directeurs de bibliothèques (Nicolas Galaud à Lyon, Yoann Bourion à Bordeaux, Malik Diallo à Rennes).

Les bibliothèques de Nancy face au contexte sanitaire, par Juliette Lenoir

Les bibliothèques de Nancy ont connu 3 changements notables : 

• le départ de Malik Diallo pour les bibliothèques de Rennes
• les confinements 
• la nouvelle majorité municipale (avec son lot d’incertitudes).

Calendrier :

1er confinement : l’enjeu était de garder le contact 

• avec équipes (par zoom ou par téléphone, contact quotidien, équipe touchée par la Covid : parents, cas, décès de proches)
• avec les artistes : report ou aménagement pour rémunérer artistes & soutenir la création

Le “click and collect” s’est toujours poursuivi, indépendamment des périodes de fermeture/ouverture avec un stand sur le marché.

Un important “plan de dissémination” a été mis en place permettant :

• prêt et retour dans tous les points du réseaux 
• “book truck” : un Piaggio APE aménagé pour distribuer les krafts commandés et les krafts surprises préparés (25% des demandes)
• inscription gratuite, souple, possible partout, sans être trop rigide sur les conditions pour faire au plus simple

Tout cela a supposé un gros effort pour l’équipe.
Dans le même temps, les bibliothèques ont été prises d’assaut avant chaque confinement et les connexions ont augmenté dans des proportions  importantes.
La période a aussi été mise à profit pour faire du désherbage et du récolement.

Du côté de l’encadrement, la bienveillance et l’accompagnement ont été les maîtres mots. Les protocoles ont été mis en place pour sécuriser les collègues et les lecteurs.
On a multiplié les visios, pour maintenir le lien et faciliter l’équipement des agents.

Les actions culturelles se sont elles aussi transformées et diversifiées :

• recentrage sur les contenus
• opération CP lecteurs préférés
• lecture par téléphone très bien marché (âge moyen 35 ans) 50 RDV lors de la nuit de la lecture
• scan de documents patrimoniaux
• développement de petites formes, sur-mesure

A titre d’exemple, pour la nuit américaine a été organisé un duplex avec un journaliste lorrain qui interrogeait un journaliste américain installé dans la bibliothèque de Cincinnati avec un modérateur qui relayait les questions du public auprès du journaliste français qui les posait à son homologue américain.

Du côté des BU, leurs fermetures ou leurs ouvertures sous conditions ont suscité des plaintes de nos publics étudiants, pour qui nous n’avons pas pu compenser à hauteur.

Discussion

A Clermont-Ferrand, le “prêt à emporter” est toujours actif et rencontre un grand succès.
Les lecteurs apprécient beaucoup de pouvoir réserver les documents.
Afin d’aider les personnes qui ont du mal à utiliser le catalogue mais aussi des personnes en demande de conseils et de découvertes, un standard unique a été mis en place avec 8 lignes pour couvrir les 15 bibliothèques du réseau. Ce standard sert aussi de canal d’échanges entre les collègues et le public, ce que tous apprécient.
Déjà lors du premier confinement, était proposé un accompagnement aux ressources électroniques par téléphone qui permettait de maintenir le lien.
La surprise du moment c’est donc le grand retour du téléphone !
Les animations se font généralement avec Zoom. Plusieurs podcasts ont aussi été lancés avec un grand succès qui se maintient. Ces podcasts ont permis de conserver les rencontres littéraires qui étaient prévues dans le cadre d’Africa 2020, pour lequel Clermont était labellisée. Suite au report et grâce au budget restant, ils ont été montés avec des associations spécialisées sur la culture africaine avec des interviews d’auteur par un journaliste. Très consultés, les statistiques montrent qu’il ya même davantage de retours sur ces podcasts que sur les rencontres (250 personnes qui restent jusqu’au bout); à voir sur le site

A la Bpi, les animations culturelles ont également été maintenues lors du 2e confinement grâce à une importante production de contenus par le service de l’Action culturelle. Les captations ont nécessité un saut technologique qui rencontre également un certain succès : les captations sont regardées pendant 2 mois sur Youtube et un partenariat a été établi avec France Culture pour la diffusion de certains podcasts. 

A Rennes, le festival littéraire est prévu totalement en ligne les 6 et 7 février. Avec ces nouveaux outils se posent des questions comme celle de la durée de vie des vidéos et le phénomène intéressant de la longue traîne.
Par ailleurs, des questions se sont posées concernant le redéploiement des bibliothécaires vers d’autres services, notamment en période de fermeture des bibliothèques. Cela s’est fait sur la base du volontariat en rappelant que les services culturels ont aussi un rôle à jouer pour continuer à tisser des liens pendant cette crise. Une fois les bibliothèques rouvertes, les collègues étaient moins sollicités que ceux des musées, dont certains ont d’ailleurs été redéployés en bibliothèque.

A Clermont-Ferrand aussi, les collègues des musées ainsi que beaucoup des services des sports sont venus aider en bibliothèque.

A la BD du Val d’Oise, un appel au personnel a également été fait. Malgré tout, 80% de l’activité habituelle a pu être maintenue tout comme le rôle de soutien aux bibliothèques des  territoires. A ce titre, le travail de Biblio-Covid a été d’une grande utilité pour servir de relais.
Si les formations ont été transformées, les tournées ont été aussi repensées au plus proche des besoins des bibliothèques, notamment les petites qui avaient souvent des difficultés pour rouvrir, ne pouvant compter que sur des bénévoles âgés et donc à risque face au virus.
L’équipe a également participé à des livraisons de repas avec des livres offerts. De même, un chèque-livre a été remis aux jeunes pour qu’ils les utilisent dans les librairies indépendantes du territoire.

Qu’en est-il des ressources numériques ? Suite à l’enquête du Service du Livre et de la Lecture, quelle est la situation aujourd’hui ?

A Montpellier, des crédits supplémentaires (39 000 €) ont été obtenus grâce à la DRAC.
Les chiffres relevés montrent qu’il y a eu 237 980 prêts numériques (+300 % presse, +90% autoformation, +80% artevod, +65% livres)
Sur les autres aspects, la situation est similaire à celle décrite par les collègues : redécouverte du téléphone pour faire des permanences notamment.
Un partenariat a été conclu avec CCAS et La Poste pour les personnes âgées. Les collègues ont ainsi préparé des sacs de livres pour les personnes inscrites. Récupérés par Poste, ces sacs ont été livrés par le CCAS.
Les retours sont aussi moins positifs sur le Drive qui n’a permis en 3 semaines de ne faire que l’équivalent de 2 jours de prêt, et ce pour une forte mobilisation des équipes.
Réouvertes, les établissements du réseau ferment à 17h30.
Le changement politique municipal implique de retravailler à la visibilité du service.

Du côté de Toulouse, la même augmentation exponentielle des connexions a été notée, en particulier pour la presse et les ressources d’autoformation.
Les inscriptions ont été faites gratuitement et un service de recommandations musicales est en test, qui a répondu pour l’instant à 40-50 demandes/jour.
Concernant le drive, les retours sont mitigés, au vu des efforts consentis.
La fermeture a été maintenue à 18h (idem à Clermont-Ferrand), ce qui a été un peu compliqué pour les équipes au début.

A Bordeaux aussi, les ressources électroniques ont bénéficié d’un budget supplémentaire de Bordeaux Métropole (+ 40 000 € pour un budget habituel de 80 000 €/an).
Les consultations ont doublé, voire triplé sur la presse, l’autoformation et la vod. Si le contrat passé pour les deux premiers ensembles permet une utilisation illimitée sans difficulté, le problème se pose en revanche pour la vod et son système de jetons.
Côté animation culturelle, la Fabrique du citoyen avec comme sujet la bienveillance s’est finalement déroulée en Facebook live.

Comment faire pour gérer l’ouverture et le click-and-collect et le travail à domicile ?

A Nancy la théorie est de faire moitié-moitié mais la gestion est souple et si certains sont totalement en télétravail, d’autres sont tout le temps sur place.
La question se pose de la mise en place du télétravail dans un contexte plus normal, une fois l’épidémie passée.

A la Bpi, cette réflexion avait été menée avant la crise sanitaire et a abouti à une offre de télétravail pour l’après-Covid.

Pour l’instant à Nancy, la collectivité ne dispose pas de l’équipement nécessaire pour que tous ses agents puissent être en télétravail.

A Lyon, malgré l’alternance politique, tous les DGA sont restés en poste. La ville est en train de se doter d’une charte de télétravail, dont le vote est prévu pour mars, qui doit pérenniser les choses. Pour l’heure, la consigne est de favoriser le télétravail.
Si la demande est forte, cela reste variable selon les conditions de travail chez l’agent. La règle proposée par la ville est de 2 jours/semaine ou 8 jours/mois maximum. La ville équipe désormais davantage les agents avec des ordinateurs portables qu’avec ceux de bureau.
La difficulté demeure des tâches dont peu sont télétravaillables, sans oublier les contraintes pour les équipes qui doivent assurer les plannings de SP : cela pourrait en empêcher certains de prétendre au télétravail. Dans le même temps, il risque d’y avoir une difficile transition en passant d’une période de large télétravail, pour cause de Covid, à une période plus restrictive et pérenne. Des sentiments d’inéquité entre services commencent à apparaître.

A Paris, très limité auparavant, le télétravail se fait aussi souvent avec l’équipement personnel des agents. Dans un premier temps, ce sont les fonctions support qui ont été dotées de poste dédié. La demande a été faite pour que tous les responsables et adjoints des bibliothèques du réseau en bénéficient également.
Le dialogue reste difficile en CHSCT et montre la problématique de l’application du télétravail sans mettre à mal l’égalité entre collègues.
Dans les établissements, le respect du protocole est strict avec contrôle du lavage des mains et suivi de la jauge. Des mesures d’exclusion ont même été prononcées contre des usagers qui refusaient de porter le masque ou d’autres points du protocole sanitaire.
Sur les 1 200 agents du réseau, peu de cas de Covid ont été signalés (entre 20-30 agents environ). En revanche, certains collègues ont connu des cas graves, voire des décès, dans leur entourage.

A Strasbourg, ce sont là aussi plutôt les collègues des musées, fermés, qui ont été sollicités pour aider d’autres services. Des services téléphoniques ont également été remis en place pour répondre aux besoins des lecteurs.
Suite à 4-5 cas déclarés dans une bibliothèque, 40 agents ont été mis en quarantaine.
Les réouvertures se sont faites en suivant le protocole : seulement du prêt, pas de séjour sur place (ni multimédia, ni internet). Cela répond au souci du CHSCT d’éviter les croisements de personnes pour permettre de rouvrir les établissements.
La mise en place du télétravail reste difficile pour les agents qui n’ont pas un équipement informatique suffisant chez eux et pose aussi la question de comment maintenir le lien entre les collègues.
Le changement de municipalité a pour conséquence que le réseau a 3 élus dédiés : 1 pour la métropole, 1 pour les médiathèques & 1 pour la culture. Malgré cela, les grands projets se poursuivent.
Une enquête publique sur les attentes de la population va être lancée, avec aussi des focus groups pour les personnels.
Des budgets dédiés ont été mobilisés pour soutenir les libraires et les 7 000 agents de la collectivité ont reçu un d’achat de 20 € valable chez les libraires indépendants.
Une quarantaine de nouveaux agents doit être recrutée, ce qui va donner l’occasion de tester des entretiens en visio par des jurys groupés.
Les événements ont été basculés en ligne et de nouveaux contenus ont aussi été produits.
A noter, la veille du 2e confinement, 36 à 37 000 prêts ont été enregistrés, soit la totalité des prêts effectués pendant la période de drive.

Actualités de la coopération

• Annonces des prochaines journées d’étude, du voyage d’étude
• Présentation des échanges de professionnels nouvelle formule
• Rappel sur les conventions de partenariat